Planificarte: importante y urgente

Planificarte

Si te comento que todos vamos muy acelerados en nuestra sociedad, creo que no te estoy diciendo nada que no sepas. Es un hecho: vamos con prisa prácticamente siempre. Y normalmente pensando en las cosas que tengo que hacer: tengo que presentar este informe en el trabajo, tengo que poner una lavadora, tengo…  Y todo eso nos come el día. Muchas veces llegamos a la cama para dormir con la sensación de que no he hecho nada… ¡¡a pesar de no haber parado en todo el día!! La necesidad de aprender a planificarte… es un hecho, ¿no?

Por eso es tan importante dedicar un ratito a planificarnos. Planificar nuestro tiempo no es simplemente escribir todas las cosas que quiero/tengo que hacer. Va más allá de una simple lista. Una buena planificación implica que distingamos cuatro aspectos. ¿Quieres que te los cuente?

Como imagino que has contestado que sí, sigo. 🙂

Diagrama de Eisenhower

Para planificarte bien es bueno que hagas una matriz con dos ejes, el primero sería: Importante y No importante. El segundo sería: Urgente y No Urgente. Aquí te muestro los cuadrantes cómo quedarían (es el diagrama de Eisenhower, que popularizó Stephen Covey):

Importante-Urgente-Diagrama-Eisenhower

Haz una lista de tareas

Una vez hecho esto, el siguiente paso es que vuelques en un papel todas las cosas que tienes previsto hacer. Todas. Deja la mente vacía de intenciones. Todo en un papel. Puedes (debes) mezclar cosas de trabajo, con cosas de la familia, con cosas tuyas.

Importante y urgente

Una vez que tienes la lista delante, el siguiente paso es ir contestando, en cada tarea que has apuntado, a estas dos preguntas: ¿es importante? ¿es urgente? Importante es algo que añade valor (a tu trabajo, a tu familia, a ti mismo). Es aquello que contribuye a que consigas lo que quieras conseguir: por ejemplo, en el trabajo, es diseñar una propuesta para mandársela a un futuro cliente; en casa, es ordenar la casa para que no esté llena de trastos; en ti mismo, es dedicar tiempo a la oración o meditación. No todas las tareas que quieres hacer tienen el mismo valor de importancia. Te invito que las clasifiques en una escala del 1-10 (un 1 sería poco importante, un 10 sería muy importante).

De mismo modo, la palabra urgente significa sensible al tiempo. Hay cosas que las tienes que hacer ya y otras tienes 1 mes para hacerlas. La urgencia muchas veces la marcas tú o la marca otra persona (tu jefe, por ejemplo). No todas las tareas que quieres hacer tienen el mismo valor de urgencia. Te invito que las clasifiques en una escala del 1-10 (un 1 sería poco urgente, un 10 sería ¡para ya mismo!).

Cada una a su cuadrante

Una vez que tengas todas las tareas que tienes en la mente puestas en grado de Importancia y en grado de Urgencia, colócalas en el cuadrante:

– las tareas que sean Importantes y Urgentes, ¡ponte a hacerlas ya!
– las que sean Importantes y No Urgentes, pon tiempo en tu agenda y saca tiempo para ir haciéndolas
– las tareas que sean No Importantes y Urgentes, si puedes delégalas y si no puedes, dedícales poco tiempo
– las que sean No Importantes y No Urgentes, ¡¡no pierdas tu tiempo!! A la basura directamente, por favor.

Planificación Importante-Urgente-Diagrama-Eisenhower

Puntos a tener en cuenta

Ya tienes una metodología que te servirá para aprovechar mejor las 24 horas del día. Eso sí, esto te servirá si tienes claro estos tres puntos siguientes:

+ el primero, si no tienes objetivos, la planificación se convierte en una lista sin fin. Así que los objetivos serán los que nos ayudarán a evaluar la tarea en importante/urgente
+ como dice Charles Buxton, nunca encontrarás tiempo para nada: debes crearlo. Es decir, tú eres quien decide a qué quieres dedicar tu tiempo.
+ en los objetivos tienes que considerar objetivos laborales y también familiares, de sueño, de ocio. ¡¡No todo es trabajar!!

Espero que te haya servido de algo este artículo. Te ayudará a crear hábitos. Si tienes una metodología que te sirva para planificarte, me encantará que la compartas.

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